Điều hành Tour Outbound là một thuật ngữ được dùng phổ biến trong ngành kinh doanh lữ hành. Tuy nhiên, với nhiều người thuât ngữ này còn khá lạ, hãy cùng Travelopia tìm hiểu nhé.
1. Các khái niệm liên quan
1.1 Khách Outbound là gì?
Khách Outbound là du khách sinh sống ở một quốc gia nào đó, muốn ra nước ngoài để du lịch, vui chơi, khám phá…
Ví dụ người Việt sang Nga du lịch là khách Outbound. Với người nước ngoài hiện đang sinh sống – làm việc ở nước ta nếu đi du lịch nước ngoài thì họ vẫn được xem là khách Outbound.
Xem thêm: Điều hành tour là gì? Kỹ năng cần có của người điều hành tour
1.2 Du lịch Outbound là gì?
Từ định nghĩa trên, có thể hiểu du lịch Outbound là chuyến du lịch khám phá một đất nước nào đó trong khoảng thời gian ngắn được tổ chức dành cho những người đang sinh sống – làm việc ở quốc gia sở tại.
Ví dụ chuyến du lịch Outbound đi Hàn Quốc 1 tuần cho đoàn khách là người Việt Nam.Do đó, bạn sẽ dễ dàng nhận ra sự khác biệt giữa du lịch Inbound và Outbound.
Du lịch Inbound là khi người dân từ nước khác đến thăm thú đất nước của bạn, còn du lịch Outbound là khi người dân nước bạn đi ra nước ngoài thăm một quốc gia khác.
1.3 Tour Outbound là gì?
Các doanh nghiệp làm về du lịch lữ hành phục vụ các tour nước ngoài theo nhóm cho những khách trong nước thì những tour này được gọi là Tour Outbound.
1.4 Outbound Tourism là gì?
Hiểu một cách đơn giản, khi người dân một quốc gia đi đến nơi nằm ngoài đường biên giới địa lý nước mình thì được xem là Outbound Tourism của quốc gia đó. Họ có thể đi du lịch nghỉ dưỡng, giải trí, học tập, kinh doanh hay chăm sóc sức khỏe, thăm người thân – bạn bè…
2. Công việc nhân viên điều hành Tour Outbound gồm những gì?
Công ty lữ hành sẽ phụ trách thiết lập các tour khám phá một điểm đến ở nước ngoài cho những khách hàng có nhu cầu trải nghiệm. Với công việc cụ thể đó là:
- Thiết kế hành trình du lịch, khám phá các điểm tham quan
- Quản lý kế hoạch, hoạt động du lịch
- Làm việc với các đối tác ở điểm đến để cung cấp các dịch vụ trong chuyến du lịch khám phá của đoàn…
Do đó mà nhân viên điều hành tour outbound không chỉ phải có hứng thú, đam mê với ngành du lịch – có kiến thức về những điểm đến nổi tiếng du khách yêu thích mà còn cần có kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian tốt – kỹ năng thuyết phục khách hàng – kỹ năng giao tiếp ứng xử – kỹ năng sử dụng ngoại ngữ
3. Vì sao nên lựa chọn hình thức du lịch Outbound
Du lịch Outbound tạo cầu nối gắn kết giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ. Nhờ đó nhiều dự án đầu tư phát triển kinh tế mang tầm quốc tế được hình thành.
Bởi một số người đi du lịch outbound theo hình thức du lịch ngoại thương. Họ đưa những tiềm lực kinh tế lớn mạnh hơn và những hợp đồng giàu tiềm năng quay trở về nước sau khi chuyến du lịch outbound kết thúc.
Những chuyến du lịch Outbound giúp du khách có điều kiện tiếp cận gần hơn các nền văn hóa khác nhau trên thế giới. Du khách đi du lịch nhiều thì đời sống tinh thần của họ được cải thiện.
Từ đó dân trí và khả năng nhìn nhận thế giới xung quanh của họ cũng được nâng cao. Họ sẽ có cái nhìn đa chiều về các lĩnh vực trong cuộc sống. Cho nên đây là một trong những lợi ích mang lại của du lịch outbound khiến nhiều người lựa chọn.
Bên cạnh đó du lịch Outbound còn giúp du khách có dịp khám phá văn hóa ẩm thực vô cùng phong phú, đa dạng của nhiều quốc gia trên thế giới. Những món ăn mới lạ, đồ uống đặc sắc sẽ được họ thưởng thức và cảm nhận một cách chân thực nhất.
Du lịch outbound giúp du khách mở rộng quan hệ với các bạn bè quốc tế. Đồng thời vốn ngoại ngữ của họ cũng được trau dồi thêm nhờ việc giao tiếp với người bản địa.
4. Quy trình điều hành tour outbound
4.1 Chuẩn bị các thông tin về tour
4.1.1 Chuẩn bị xe di chuyển
Việc đầu tiên đó là phải chuẩn bị xe di chuyển cho khách du lịch phù hợp với thời gian theo lịch trình đã vạch ra. Người điều hành cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để thông báo về số lượng khách để có thể sắp xếp được đủ xe phục vụ họ.
Đồng thời, người điều hành tour cũng phải liên lạc trực tiếp với lái xe để thông báo chi tiết, cụ thể về lịch trình chuyến đi như thế nào để họ nắm bắt và thực hiện chuẩn xác, không ảnh hưởng đến chuyến đi của khách du lịch.
4.1.2 Thông báo thông tin đến du khách
Tiếp đó, người điều hành tour cần liên hệ với hướng dẫn viên theo bảng phân công kế hoạch đã đưa ra và thông báo những thông tin cần thiết cho họ. Cụ thể là các địa điểm của tour, số lượng khách du lịch, điểm đón khách,…
4.1.3 Sắp xếp phòng nghỉ
Liên hệ với điểm lưu trú để sắp xếp phòng nghỉ cho du khách. Hầu hết các công ty đều sẽ thống nhất vấn đề này với một số khách sạn nhất định theo danh sách có sẵn và khi cần thiết sẽ liên hệ đặt phòng cho khách du lịch.
4.1.4 Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống
Thông thường, các công ty du lịch cũng sẽ có mối liên hệ, thống nhất từ trước với một số nhà hàng và chỉ cần gọi đặt trước là sẽ được sắp xếp. Tuy nhiên, đối với một số trường hợp khách du lịch có yêu cầu riêng thì sẽ cần phải chủ động tìm kiếm những địa điểm chất lượng và đáp ứng được yêu cầu của du khách.
4.1.5 Bảo hiểm
Một yếu tố rất quan trọng và không thể thiếu chính là vấn đề bảo hiểm để tránh những rủi ro, sự cố xảy ra khi thực hiện tour. Do đó, nhân viên điều hành tour cần phải liên hệ với các đơn vị bảo hiểm để thỏa thuận và ký kết các hợp đồng.
4.1.6 Lập phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên du lịch
Sau khi đã thực hiện xong các công việc chuẩn bị thì nhân viên điều hành tour cần lập các phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên du lịch, tiến hành các thủ tục với bên đối tác và sẽ kết toán tất cả vào cuối tháng.
4.2 Thực hiện tour du lịch
Trước khi thực hiện tour, người điều hành cần phải một lần nữa kiểm tra lại toàn bộ các bước trước 4h. Nếu như có vấn đề gì phát sinh thì cần phải phối hợp với các bộ phận để giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không để ảnh hưởng đến chuyến đi của khách du lịch.
Khi đã kiểm tra xong thì sẽ chính thức giao tour lại cho hướng dẫn viên, nhắc nhở cũng như kiểm tra công tác chuẩn bị của họ cho chuyến đi đó và giao phiếu đánh giá cho hướng dẫn viên.
Trong quá trình thực hiện tour, người điều hành vẫn phải luôn theo sát và kiểm tra nếu có vấn đề gì thì cần phải xử lý kịp thời nếu hướng dẫn viên không xử lý được. Tất cả những vấn đề phát sinh đều phải ghi rõ ràng, cụ thể vào nhật ký hành trình tour để làm báo cáo và rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Sau khi hoàn thành một tour, cần phải trả khách về đúng địa điểm yêu cầu cũng như cần có lời cảm ơn và gửi bản đánh giá tour cho khách du lịch để tiếp nhận ý kiến, đóng góp, để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp, phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
4.3 Kết thúc, tập hợp và báo cáo về tour
Nhân viên điều hành tour cần phải làm một số thủ tục để quyết toán với kế toán về những chi phí cho chuyến đi mà hướng dẫn viên đưa ra. Sau đó sẽ nộp bảng đánh giá tour cùng báo cáo (bao gồm nhật ký và những vấn đề, sự cố xảy ra trong quá trình tour diễn ra) cho trưởng phòng điều hành tour để họ xem xét và giải quyết.
Hy vọng qua bài viết trên, Travelopia có thể giúp bạn hiểu hơn Outbound là gì và Quy trình điều hành Tour Outbound. Đừng quên ghé thăm mình thường xuyên để cập nhật thêm những thông tin mới nhất cũng như bổ ích không kém nhé!
Xem thêm:
- Điều hành tour là gì? Kỹ năng cần có của người điều hành tour
- Những thuật ngữ ngành du lịch được sử dụng nhiều nhất
- Xu hướng mới 2023 – 2024: Đặt tour du lịch trực tuyến!
