Trong những năm gần đây, ngành du lịch tại Việt Nam đã đạt được sự phát triển đáng kể, thu hút sự quan tâm của nhiều du khách từ trong và ngoài nước. Điều này tạo ra một cơ hội cho nghề điều hành tour trong ngành du lịch.
Điều hành tour là gì?
Điều hành tour là công việc của những người lên kế hoạch và tổ chức chuyến đi/tham quan, không chỉ trong nước mà còn ở nước ngoài. Họ phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận để đảm bảo rằng du khách có trải nghiệm dịch vụ, nghỉ ngơi và vui chơi đúng theo lịch trình.
Công ty du lịch đóng một vai trò quan trọng trong việc quyết định thành công của chuyến đi. Họ có trách nhiệm thiết kế chuyến đi sao cho hoàn hảo và hấp dẫn nhất. Họ cũng chịu trách nhiệm về sự hài lòng và trải nghiệm của du khách trong chuyến đi.
Nhiệm vụ của một nhân viên điều hành tour
Để đảm bảo chuyến đi của du khách được tốt nhất và thuận tiện nhất, nhân viên điều hành tour cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Lên kế hoạch và thiết kế chương trình chuyến đi để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách du lịch.
- Tư vấn các tour du lịch và thuyết phục khách hàng ký hợp đồng.
- Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ như vận chuyển, ăn uống, vui chơi giải trí… để đàm phán về phương thức, chất lượng và giá cả.
- Điều chỉnh và phân công trách nhiệm cho hướng dẫn viên phụ trách trong chuyến đi.
- Cùng với hướng dẫn viên kiểm soát lịch trình và chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh trong chuyến đi.
- Khảo sát các công ty đối thủ để đưa ra các chương trình phù hợp nhằm thu hút khách hàng.
- Lập báo cáo về những thuận lợi, khó khăn của công ty du lịch trong hoạt động du lịch.
- Đề xuất giải pháp nhằm khắc phục các vấn đề tồn tại và hạn chế, nâng cao hiệu quả hoạt động và làm hài lòng khách hàng.
Quy trình điều hành tour
Chuẩn bị tour
Chuẩn bị là bước quan trọng nhất trước khi bắt đầu chuyến đi. Để điều hành tour tốt, nhân viên cần phải chuẩn bị chu đáo. Ngoài việc có lịch trình rõ ràng, nhân viên cần thực hiện các nhiệm vụ sau để thể hiện sự chuyên nghiệp:
- Chuẩn bị đầy đủ thủ tục và giấy tờ liên quan.
- Lập danh sách bảo hiểm để đề phòng rủi ro và tránh những tình huống không mong muốn (ví dụ: tai nạn, thời tiết xấu, chuyến bay bị hoãn…).
- Lập các hợp đồng liên quan.
- Liên hệ cẩn thận với các nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, khách sạn, các điểm vui chơi giải trí…
- Sắp xếp các điểm đón và trả khách trước.
- Chuẩn bị phương tiện đi lại với đầy đủ thông tin về thời gian di chuyển và số điện thoại liên hệ với hãng xe.
- Lập phiếu thanh toán tạm ứng, các chứng từ dịch vụ và bảng xác nhận dịch vụ…
Thực hiện tour
Trong suốt quá trình tham quan, nhân viên điều hành cần luôn theo sát để xử lý mọi vấn đề liên quan. Tất cả các công đoạn phải thực hiện hoàn hảo để phục vụ khách hàng tốt nhất. Dưới đây là những điều mà các nhân viên điều hành tour du lịch cần lưu ý:
- Kiểm tra kỹ tất cả các thông tin liên quan 4 giờ trước giờ khởi hành.
- Kiểm tra các thủ tục tạm ứng.
- Làm việc với hướng dẫn viên du lịch.
- Theo dõi tiến trình của chuyến tham quan.
- Hỗ trợ xử lý các trường hợp cấp bách.
- Lập kế hoạch thay thế khi có sự cố.
Tập hợp và báo cáo
Cuối cùng, người điều hành tour phải làm thủ tục thu và báo cáo cấp trên. Thông thường, nhân viên cần phải báo cáo về tài chính và mức độ hài lòng của du khách. Từ đánh giá gần đây nhất, bạn sẽ nhận được lời khuyên và hướng dẫn mới từ ban quản lý.
Sau khi kết thúc chuyến du lịch, nhân viên điều hành tour cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Lập bản tóm tắt chuyến đi, liệt kê những địa điểm đã đến và chi phí thực tế.
- Viết nhật ký du lịch.
- Thanh quyết toán với kế toán dựa trên bảng giá thành kê khai.
- Tạo bảng thu thập ý kiến khách hàng.
Những kỹ năng cần có của nhân viên điều hành tour
Kỹ năng tổ chức
Điều hành tour đòi hỏi nhân viên phải có khả năng tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả. Họ cần lên kế hoạch cho các hoạt động du lịch, đặt phòng khách sạn, lên lịch trình và giám sát mọi hoạt động.
Kỹ năng giao tiếp
Người điều hành tour là những người làm việc trong lĩnh vực dịch vụ, vì vậy kỹ năng giao tiếp là rất quan trọng. Kỹ năng giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp trong việc phân chia công việc, lập kế hoạch và triển khai là cần thiết.
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng để tư vấn thông tin chuyến đi, lịch trình du lịch và hợp đồng cũng rất quan trọng.
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán với các nhà cung cấp, đối tác để đảm bảo các vấn đề liên quan đến di chuyển, ăn uống, vui chơi giải trí được thực hiện theo đúng quy trình điều hành tour đã đề ra cũng rất quan trọng.
Khả năng chịu áp lực
Nhân viên điều hành tour phải làm rất nhiều việc, do đó áp lực công việc cao. Điều này đòi hỏi họ phải chịu áp lực công việc tốt, bình tĩnh để xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Điều hành tour đòi hỏi nhân viên có khả năng sắp xếp, phân công công việc khoa học để mang lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc.
Kỹ năng xử lý tình huống
Trong quá trình điều hành tour, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, phàn nàn từ khách hàng mà nhân viên điều hành tour phải giải quyết. Điều này đòi hỏi họ phải bình tĩnh để nhìn nhận vấn đề và tìm ra nguyên nhân. Từ đó, tìm giải pháp xử lý kịp thời, tránh hậu quả một cách tốt nhất.
Khả năng sử dụng ngoại ngữ
Ngành du lịch đòi hỏi tiếp xúc với nhiều khách hàng, đặc biệt là khách du lịch nước ngoài. Do đó, khả năng sử dụng ngoại ngữ và tiếng Anh là rất quan trọng để phát triển trong công việc này.
Kết luận
Điều hành tour đảm bảo rằng chuyến đi của khách hàng trở thành trải nghiệm suôn sẻ và tuyệt vời nhất có thể. Vì vậy, một nhân viên điều hành tour cần được trang bị kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để trở thành một người làm việc chuyên nghiệp trong lĩnh vực này.
Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm điều hành tour và các nhiệm vụ liên quan. Campingviet.vn là địa chỉ tin cậy cho những ai muốn trải nghiệm du lịch đầy thú vị tại Việt Nam!
