Tại Việt Nam hiện đang thiếu nguồn nhân lực chất lượng cho nghề hướng dẫn viên du lịch. Theo thống kê từ Tổng cục Du lịch, cần bổ sung tới 40 ngàn lao động cho ngành du lịch. Vì vậy, nghề hướng dẫn viên du lịch sẽ tạo ra nhiều cơ hội việc làm trong tương lai.
Vậy, Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch là gì? Nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch bao gồm những gì? Hãy cùng Trường Saigontourist tìm hiểu ngay nhé!
Nghiệp vụ hướng dẫn du lịch là gì?
Nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch là hoạt động hướng dẫn, giải thích và cung cấp thông tin cho du khách trong quá trình tham quan các điểm đến du lịch.
Nhiệm vụ chính của hướng dẫn viên du lịch là giúp du khách hiểu rõ về địa điểm du lịch, lịch sử, văn hóa và các đặc điểm khác của khu vực đó.
Hướng dẫn viên du lịch cũng giúp du khách sắp xếp lịch trình của mình, đưa ra các lời khuyên và đề xuất về những hoạt động nên thực hiện và món ăn nên thưởng thức.
Ngoài ra, hướng dẫn viên du lịch còn phải đảm bảo an toàn cho du khách, quản lý lịch trình và giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình du lịch.
Trở thành một hướng dẫn viên du lịch, bạn sẽ có cơ hội đi đến nhiều nơi mà không tốn tiền. Mỗi chuyến đi sẽ giúp bạn khám phá nhiều điều tuyệt vời trên mảnh đất Việt Nam thân thương.
Bên cạnh đó bạn cũng có cơ hội tiếp xúc với nhiều nền văn hóa khác nhau trên thế giới và ngắm nhìn vẻ đẹp của những địa điểm đó. Cùng với đó, việc đi nhiều tour sẽ giúp bạn rèn luyện và củng cố sự tự tin trong giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống.
Các nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch cần có
Nghiệp vụ chào đoàn
Trước khi bắt đầu chuyến đi, hướng dẫn viên nên chào đón các khách du lịch bằng một lời chào mừng và chúc cho họ có một chuyến tham quan tuyệt vời. Sau đó, hướng dẫn viên nên tự giới thiệu mình và các thành viên khác trong đội ngũ.
Khi khách lên xe, hướng dẫn viên sẽ giới thiệu lịch trình, nội dung chương trình, giờ giấc, vấn đề ý thức và giữ vệ sinh chung trên xe, cũng như tên và số điện thoại liên lạc của hướng dẫn viên.
Hướng dẫn viên cần phải trả lời câu hỏi của khách một cách rõ ràng và thuyết phục bằng cách dùng micro đọc lại câu hỏi của khách để tất cả mọi người cùng nghe.
Đối với những chuyến đi dài, hướng dẫn viên nên nghiên cứu và cung cấp cho khách hàng thông tin về các sự kiện lịch sử, văn hóa, lễ hội, anh hùng và các danh nhân có liên quan đến các địa danh mà họ sẽ đi qua.
Ngoài ra, hướng dẫn viên cần giới thiệu các di sản và di tích lịch sử, văn hóa và tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội trong và ngoài nước.
Nếu có thể, hướng dẫn viên nên chuẩn bị trước các tài liệu, hình ảnh hoặc video để minh họa cho bài thuyết minh của mình.
Nghiệp vụ tổ chức trò chơi trên xe
Có thể sắp xếp ít nhất hai trò chơi phù hợp với đối tượng khách hàng giúp tạo ra một không khí thân thiện và gắn kết giữa các thành viên trên xe.
Hướng dẫn viên du lịch cũng nên chuẩn bị những món quà xinh xinh làm giải thưởng để tăng thêm phần hấp dẫn cho trò chơi.
Thuyết minh tuyến điểm trên xe
Đầu tiên, tư thế đứng, ngồi trên xe phải nghiêm chỉnh, chững chạc và vững chắc để tránh chao đảo trên xe, giúp du khách cảm thấy yên tâm và thoải mái hơn khi nghe hướng dẫn viên thuyết minh.
Thứ hai, hướng dẫn viên không nên vội vàng thuyết minh quá sớm để tránh khiến du khách có cảm giác như đang được dạy dỗ bởi một người ít kinh nghiệm sống hoặc nhỏ tuổi hơn mình.
Thay vào đó, hướng dẫn viên nên tạo ấn tượng thoải mái cho du khách bằng cách bắt đầu bằng một bài hát, câu văn thơ,…
Hướng dẫn viên cũng nên gửi quà tặng cho du khách hoặc xen kẽ lời thuyết minh bằng những mẩu chuyện vui, trò chơi hoạt náo, giúp du khách có thể thư giãn và tận hưởng chuyến đi tốt hơn.
Trong khi thuyết minh, nội dung phải mạch lạc, truyền cảm, tránh nói quá, nói theo kiểu lãnh đạo hoặc dạy đời. Hướng dẫn viên cần nói theo góc độ của người phục vụ và mong muốn truyền đạt những kiến thức nhỏ bé của mình cho du khách tham khảo.
Cuối cùng, hướng dẫn viên nên tìm chỗ dừng chân cho cả đoàn khoảng mỗi 2 tiếng để nghỉ ngơi sau thời gian dài ngồi trên xe.
Nghiệp vụ thông báo ăn sáng, trưa, chiều tại nhà hàng
Sau khi liên lạc với nhà hàng để thông báo số lượng khách và nội dung thực đơn bao gồm các yêu cầu đặc biệt như ăn kiêng hay ăn chay, hướng dẫn viên du lịch sẽ kiểm tra thực đơn và xuất ăn cho toàn bộ đoàn.
Sau đó, hướng dẫn viên sẽ bàn giao lại thực đơn cho trưởng đoàn và cố gắng đáp ứng những nhu cầu riêng của từng khách, bao gồm việc thêm món, nước uống, hay các yêu cầu khác.
Trước khi bàn giao chìa khóa cho khách để về phòng, hướng dẫn viên sẽ hướng dẫn khách về vị trí nhà hàng, thời gian ăn uống, kiểm tra hành lý, cung cấp sơ đồ vị trí khách sạn, số điện thoại của hướng dẫn viên, và nhắc nhở khách về thời gian bắt đầu lịch trình kế tiếp, trang phục và vật dụng cần thiết.
Bên cạnh đó, hướng dẫn viên du lịch sẽ cũng cung cấp thông tin cho khách về các dịch vụ bên ngoài như điểm mua sắm, vui chơi giải trí,…
Việc chuẩn bị
Trước khi đưa khách đến bàn ăn, hướng dẫn viên cần liên hệ với nhà hàng để xác nhận giờ ăn và thông báo cho khách.
Nếu thực đơn không có sự đặt trước, hướng dẫn viên cần liên hệ với người phụ trách nhà hàng để xác định khẩu phần của từng khách theo hợp đồng. Hướng dẫn viên cần cố gắng đáp ứng các yêu cầu đặc biệt của khách.
Trước khi khách ngồi xuống bàn ăn, hướng dẫn viên cần kiểm tra bố trí bàn ăn và số lượng khẩu phần cung cấp. Trong suốt thời gian ăn uống, việc theo dõi và kiểm tra dịch vụ phục vụ là cần thiết để đảm bảo tuân thủ các điều khoản của hợp đồng nếu có.
Phục vụ ăn
Hướng dẫn viên cùng với nhân viên phục vụ sẽ dẫn khách đến bàn ăn theo sự sắp xếp đã chuẩn bị trước đó.
Khi đến bàn ăn, khách sẽ thấy thông tin về thực đơn, số lượng món ăn, khả năng đặt thêm hoặc thay đổi món ăn.
Nếu có những món đặc sản có cách thưởng thức riêng, hướng dẫn viên sẽ chỉ dẫn hoặc mời người phục vụ bàn hướng dẫn cho khách.
Nghiệp vụ thông báo nhận phòng khách sạn
Hướng dẫn viên sẽ đọc danh sách phân phòng đã được sắp xếp trước đó và yêu cầu khách hàng chuẩn bị sẵn CMND để quá trình check-in được thực hiện nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Sau đó, hướng dẫn viên sẽ liên lạc và xác định với khách hàng các dịch vụ bao gồm trong chương trình du lịch theo yêu cầu của khách, xác định các dịch vụ bao gồm cho từng khách theo chính sách của đơn vị và xác nhận các dịch vụ đã đặt trước trong chương trình du lịch, thực hiện điều chỉnh nếu cần.
Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào, hướng dẫn viên sẽ thông báo cho các bộ phận liên quan trong đơn vị. Hướng dẫn viên sẽ cũng thông báo lịch trình tiếp theo và hẹn giờ giấc tập trung cho buổi tham quan kế tiếp.
Ngoài ra, hướng dẫn viên sẽ cung cấp cho khách hàng thông tin về các dịch vụ có sẵn tại khách sạn trước từ 15-30 phút trước khi nhận phòng khách sạn về những dịch vụ miễn phí, những dịch vụ mất phí bao gồm đồ uống có cồn, chi phí bưu phẩm, giặt là, mạng Internet (Wifi) và các chi phí khác không được đề cập trong báo giá của chương trình du lịch.
Nghiệp vụ check in khách sạn
Sau khi khách xuống xe, hướng dẫn viên sẽ thông báo cho khách nhận hành lý và sau đó sẽ chọn một vị trí thích hợp để tập trung khách tại khảnh của khách sạn.
Tại đây, hướng dẫn viên sẽ thu CMND (giấy tờ tùy thân) và thực hiện thủ tục check-in, phát chìa khóa cho khách.
Sau đó, hướng dẫn viên sẽ hẹn giờ gặp khách vào buổi tối và chúc khách nghỉ ngơi thoải mái.
Hướng dẫn viên cũng sẽ kiểm soát việc đưa hành lý của khách lên phòng và đảm bảo rằng hành lý đầy đủ và đưa đến đúng nơi.
Ngoài ra, hướng dẫn viên sẽ kết hợp với trưởng đoàn để kiểm tra các vé máy bay khứ hồi (nếu có) và giải quyết các vấn đề khác liên quan đến thị thực, đặt chỗ,…. Chỉ sau khi đã sắp xếp xong nơi ở và giải quyết các vấn đề liên quan, hướng dẫn viên mới được phép ra về.
Nghiệp vụ tổ chức gala
Để tổ chức một buổi gala gặp mặt ấm cúng với các trò chơi, phần thưởng hoặc văn nghệ giao lưu với khách, hướng dẫn viên sẽ cần thực hiện một số bước chuẩn bị. Trước tiên, hướng dẫn viên sẽ tìm hiểu kỹ về đơn vị sẽ tổ chức sự kiện gala dinner. Sau đó, hướng dẫn viên sẽ lên kịch bản chương trình tổ chức sự kiện bao gồm MC, lễ tân, địa điểm, tài chính, và các chi tiết khác.
Hướng dẫn viên cũng sẽ lên dự kiến số người tham gia sự kiện và lựa chọn địa điểm phù hợp.
Cuối cùng, hướng dẫn viên sẽ xây dựng một kịch bản phù hợp với sự kiện để đảm bảo rằng mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ và khách sẽ có được một trải nghiệm thú vị và đáng nhớ.
Nghiệp vụ thuyết minh tại điểm
Chuẩn bị vào điểm
Hướng dẫn viên cần nhắc nhở khách về yêu cầu và quy định của điểm tham quan, cũng như những đồ vật cần mang theo khi vào điểm. Sau khi thông báo, hướng dẫn viên mời khách xuống xe và hướng dẫn khách mua vé để vào tham quan nếu có.
Khi tham quan tại một điểm, việc đi lại nên tuân thủ theo một trình tự cụ thể để thuận tiện cho du khách.
Nếu khách phải thực hiện tham quan bằng đi bộ, hướng dẫn viên cần thông báo về địa hình và cảnh quan tại điểm, đồng thời khuyên khách nên chuẩn bị trang phục phù hợp bao gồm giày dép, ô dù, nón mũ,…
Nếu điểm tham quan có hướng dẫn viên địa phương, hướng dẫn viên cần giới thiệu hướng dẫn viên địa phương với đoàn khách và nhường việc hướng dẫn cho họ.
Chọn điểm thuyết minh
Hướng dẫn viên nên đứng ở vị trí cao hơn khách nếu có thể để dễ dàng thu hút sự chú ý của khách.
Yêu cầu khách đứng đúng hình vòng cung để tất cả thành viên trong nhóm đều có thể nhìn thấy và nghe được. Hướng dẫn viên cũng nên đứng đối diện với khách nhưng không che khuất bất kỳ vật trưng bày nào.
Hướng dẫn viên nên chọn vị trí đứng phù hợp và sử dụng phương pháp thuyết minh phổ cập, tức là vừa chỉ vào đối tượng thuyết minh vừa thuyết minh để thu hút sự chú ý của khách. Hướng dẫn viên nên đi bộ ở tốc độ vừa phải để các thành viên trong đoàn có thể theo kịp.
Chú ý điệu bộ và dáng điệu
Khi thuyết minh, hướng dẫn viên cần giữ điệu bộ tự nhiên và tốc độ nhẹ nhàng. Hai tay nên để thoải mái khi không sử dụng, tránh đưa vào hai túi áo hay túi quần.
Ngoài ra, hướng dẫn viên cần tránh những hành động vô tư như “quơ tay-múa chân” hay ăn uống “ngồm ngoàm” khi thuyết minh, không nên vừa nhai vừa nói và nên che miệng khi ngáp. Bên cạnh đó cũng cần chú ý các cử chỉ điệu bộ khác nhau để tránh gây nhầm lẫn cho khách.
Nghiệp vụ check out Khách sạn
Trong buổi tối trước khi khách trở về, hướng dẫn viên phải thông báo về giờ báo thức, giờ trả phòng và giờ xe lăn bánh. Hướng dẫn viên sẽ liên lạc với tiếp tân để đặt báo thức cho khách. Ngoài ra, hướng dẫn viên cũng cần tranh thủ ký xác nhận và thanh toán tiền phòng trước.
Buổi sáng, trước khi khách trả phòng, hướng dẫn viên phải có mặt tại quầy tiếp tân để chào đón khách, hỏi thăm sức khỏe. Sau khi khách trả phòng, hướng dẫn viên sẽ kiểm tra hành lý của khách và chào tạm biệt khách sạn.
Trên đường trở về thành phố, nếu là cung đường mới, hướng dẫn viên sẽ tiếp tục thuyết minh và hướng dẫn như những ngày trước đó. Nếu là cung đường đã đi qua, hướng dẫn viên có thể thuyết minh bổ sung hoặc giới thiệu các tour, tuyến mới của công ty trên xe.
Khi gần đến điểm trả khách, hướng dẫn viên cần nói lời chia tay và cảm ơn khách hàng đã tham gia chuyến đi. Nếu được, hướng dẫn viên có thể mời trưởng đoàn hoặc khách hàng đại diện phát biểu cảm nhận về chuyến đi.
Nghiệp vụ kết thúc đoàn
Sau chuyến đi, Hướng dẫn viên thường đến công ty để viết báo cáo đoàn (các công ty có thể yêu cầu mẫu báo cáo khác nhau).
Báo cáo thường bao gồm thông tin về các phương tiện (như xe đưa đoàn đi du lịch và thái độ của tài xế), khách sạn, điểm tham quan, đối thủ cạnh tranh và các công ty du lịch khác (như mẫu xe, tên đoàn khách và chương trình du lịch). Hướng dẫn viên cũng đưa ra ý kiến đề xuất để cải thiện chất lượng dịch vụ.
Tiếp đó, hướng dẫn viên sẽ liệt kê các chi phí đã chi trong suốt chuyến đi theo từng mục, bao gồm khách sạn (CKS), nhà hàng (CAN), điểm tham quan (CTQ), chi phí khác, chi phí hướng dẫn (CHD), chi phí thuê xe/tàu và hướng dẫn địa phương. Họ cũng cung cấp các chứng từ, biên lai và biên nhận để chứng minh chi phí đã được liệt kê. Nếu tiền ứng còn dư sau khi tính toán, sẽ phải trả lại cho công ty và ngược lại.
Kết Luận
Tóm lại nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch là hoạt động hướng dẫn, giải thích và cung cấp thông tin cho du khách trong quá trình tham quan các điểm đến du lịch. Ngoài ra họ cũng đưa ra các lời khuyên và đề xuất về những hoạt động nên thực hiện và món ăn nên thưởng thức.
Cuối cùng, hướng dẫn viên du lịch còn phải đảm bảo an toàn cho du khách, quản lý lịch trình và giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình du lịch.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi! Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các kiến thức hữu ích về ngành nghề hướng dẫn viên du lịch tại website của Trường Saigontourist thêm nhé!
