Tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour là một trong 13 bộ tiêu chuẩn kỹ năng trong lĩnh vực du lịch, khách sạn, nhà hàng. Vậy tiêu chuẩn VTOS là gì và vì sao lại quan trọng khi điều hành tour du lịch? Hãy cùng Trường Saigontourist tìm lời giải đáp trong bài viết dưới đây!
Tiêu chuẩn VTOS là gì và vì sao lại quan trọng?
Vtos là viết tắt của từ Vietnam Tourism Occupational Standards. Đây là bộ tiêu chuẩn kỹ năng được Hội đồng cấp chứng chỉ nghiệp vụ Du lịch (VTCB) xây dựng, phát triển, thẩm định và phát hành vào năm 2007. Tiêu chuẩn vtos ra đời nhằm mục đích nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, từ đó phát triển dịch vụ cụm 3 ngành du lịch – nhà hàng – khách sạn.
Tiêu chuẩn VTOS rất quan trọng đối với người lao động lẫn doanh nghiệp (Nguồn: Internet)
Mỗi tiêu chuẩn VTOS được chia làm 3 phần chính:
- Phần 1: Danh mục và miêu tả tổng quan về chức danh thường dùng và công việc
- Phần 2: Kế hoạch chi tiết và cụ thể về công việc cần hoàn thiện, kiến thức và kỹ năng cần có
- Phần 3: Nội dung tiêu chuẩn chi tiết của ngành nghề
Tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour nói riêng và tiêu chuẩn VTOS nói chung rất quan trọng. Bởi lẽ, chúng là thước đo, là quy chuẩn đánh giá kỹ năng nghề nghiệp của người điều hành tour. Từ đó, nhân viên điều hành tour có cái nhìn tổng quát và cụ thể để thực hiện công việc năng suất và chất lượng hơn.
Chứng chỉ đào tạo nghề điều hành tour đạt tiêu chuẩn VTOS còn là minh chứng và công nhận chắc chắn về năng lực của nhân viên quản lý tour. Khi đi xin việc, bạn cũng sẽ dễ dàng gây chú ý và tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng. Từ đó, cơ hội nghề nghiệp và quá trình thăng tiến sẽ nhanh chóng hơn.
Đáp ứng tiêu chuẩn VTOS giúp ứng cử viên ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng trong buổi phỏng vấn (Nguồn: Internet)
Đối với các trường đào tạo, trường dạy nghề về nghiệp vụ điều hành tour hay các lĩnh vực liên quan trong ngành du lịch – lữ hành, tiêu chí VTOS là tiền đề xây dựng chương trình học, giúp giáo án mang tính thực tế cao hơn. Từ đó, chất lượng đào tạo học viên hiệu quả hơn.
Tiêu chuẩn VTOS cũng có ý nghĩa lớn đối với các doanh nghiệp. Đây là kim chỉ nam, là tiêu chuẩn để chủ doanh nghiệp đánh giá ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Người có VTOS có thể được trả lương cao hơn hay thăng chức nhanh hơn người không có.
Tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour
Tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour được thiết kế dựa trên tiêu chuẩn quốc tế, đồng thời được tinh chỉnh và thay đổi để phù hợp với xu thế và yêu cầu của ngành du lịch Việt Nam. Bộ tiêu chuẩn lấy nguồn tham khảo từ: https://vietnamtourism.gov.vn/esrt/ bao gồm các phần sau:
Chức danh công việc
Khi đảm nhận công việc này, nhân sự có chức danh là: Trợ lý/nhân viên điều hành tour
Chức danh được quy định trong tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour (Nguồn: Internet)
Danh mục công việc và phần việc
Để đảm bảo nghiệp vụ điều hành tour đạt hiệu quả tốt nhất, người lao động cần có kiến thức dưới đây:
1. Kiến thức chung về du lịch, lữ hành, công ty lữ hành
Trong tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour, kiến thức chung bao gồm thông tin cơ bản về du lịch và lữ hành, những ảnh hưởng của du lịch ở Việt Nam, sơ lược và khái quát về thị trường du lịch Việt Nam, một nghề trong ngành du lịch – công ty lữ hành và giới thiệu về công ty lữ hành.
2. Chuẩn bị làm việc
Cần các kỹ năng và thông tin: lập thời gian biểu, trình diện tại nơi làm việc, trang phục, đồng phục, ngoại hình và sức khỏe, mục tiêu và tiêu chuẩn cá nhân.
Tác phong, trang phục cũng được quy định trong tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour (Nguồn: Internet)
3. An toàn và an ninh tại nơi làm việc và cho khách
Một trợ lý điều hành tour du lịch tốt phải đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn như: tuân thủ quy định về an toàn tại nơi làm việc, quy định về an ninh tại nơi làm việc, quy trình xử lý khi xảy ra hỏa hoạn, quy trình xử lý tiền mặt và các tài liệu quan trọng/
4. Làm việc tại văn phòng
Nhân viên điều hành tour khi làm việc tại văn phòng cần biết làm việc theo nhóm, biết quy trình và hệ thống trong văn phòng, cách sử dụng các thiết bị văn phòng, cách vận hành máy tính, hình thức giao dịch với các nhà cung cấp trong ngành du lịch và khách hàng.
Tác phong của nhân viên điều hành tour được quy định trong tiêu chuẩn VTOS (Nguồn: Internet)
5. Kiến thức về điểm đến
Nhân viên điều hành tour sẽ phải học cách trau dồi kiến thức về điểm đến du lịch, cập nhật kiến thức về điểm đến du lịch, biết tư vấn về điểm đến cho các công ty lữ hành bán sỉ nước ngoài và điểm đến cho thị trường nội địa.
6. Kiến thức về sản phẩm
Tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour quy định người lao động cần có hiểu biết về cấu phần sản phẩm, dịch vụ của công ty mình cung cấp, hiểu biết các mức giá, giá vốn và/hoặc giá có tính lãi.
Nhân viên điều hành tour du lịch tư vấn điểm đến và sản phẩm cho khách (Nguồn: Internet)
7. Kiến thức về nhà cung cấp
Bộ tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour còn quy định kiến thức về nhà cung cấp bao gồm các hãng hàng không, hình thức vận chuyển khách bằng đường bộ, đường sắt, đường biển, đường sông, các cơ sở lưu trí, đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống, hoạt động văn hoá, giải trí và mua sắm, các dịch vụ đặc biệt khác,…
8. Thực hiện giữ chỗ và đặt chỗ
Nếu muốn nâng cao nghiệp vụ điều hành tour, bạn cần trang bị cho mình kiến thức khi giữ chỗ và đặt chỗ cho khách, ví dụ như kiến thức về các quy trình của công ty, ách xử lý các yêu cầu và chuẩn bị bản chào giá, các bước nhận yêu cầu giữ chỗ, lập hồ sơ khách hàng, xác định điều khoản thanh toán,…
Bên cạnh đó, thực hiện giữ chỗ và đặt chỗ còn bao gồm công việc giao dịch với khách hàng và nhà cung cấp, quản lý hồ sơ khách hàng, xử lý giấy tờ tài liệu, thiết lập các bản ghi chép, sử dụng CRS hoặc chương trình máy tính của công ty (nếu có).
Tiêu chuẩn VTOS quy định kỹ càng về các nghiệp vụ điều hành tour (Nguồn: Internet)
9. Điều hành – Quản lý khách và các thu xếp cho tour du lịch
Nhà điều hành tour giỏi cần phải có kiến thức về quy trình của công ty, giám sát lịch của khách hàng đã đặt chỗ trước, điều động các dịch vụ vận chuyển, lưu trú cho từng đoàn hoặc từng khách cũng như điều động hướng dẫn viên và lái xe.
Tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour còn quy định nhân viên điều hành tour cần biết gửi danh sách đoàn đến khách sạn, kiểm tra các yêu cầu đặt chỗ, chỉ dẫn tóm tắt cho hướng dẫn viên và lái xe, đón khách, chở khách về và nhận phòng, giải quyết các vấn đề phát sinh trong tour, tiễn khách và đóng hồ sơ.
10. Hỗ trợ lập và tính giá các chương trình du lịch
Hỗ trợ lập và tính giá chương trình tour cần kỹ năng hỗ trợ nghiên cứu và phân đoạn thị trường, hỗ trợ lập chương trình và tính giá chương trình, hỗ trợ chuẩn bị bản chào giá.
Nghiên cứu thị trường cũng là nhiệm vụ của nhân viên điều hành tour (Nguồn: Internet)
11. Hỗ trợ việc tiếp thị và bán hàng
Trước khi muốn điều hành tour du lịch, bạn cần thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ của mình. Vì thế, quá trình tiếp thị và bán hàng cũng được quy định chặt chẽ.
Ví dụ như bạn cần hiểu biết về sự hấp dẫn của các điểm đến, hiểu biết về các sản phẩm của công ty, theo dõi các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh, hỗ trợ đội ngũ bán hàng, hỗ trợ thiết kế và in ấn tờ rơi, hỗ trợ cập nhật thông tin lên trang website của công ty,…
Nhân viên điều hành tour còn cần biết hỗ trợ quảng bá sản phẩm
12. Hỗ trợ thực hiện các giao dịch tài chính
Hỗ trợ thực hiện giao bao gồm các công việc như chuẩn bị hoá đơn bán hàng, học các phương thức thanh toán, nhận thanh toán của khách hàng và xuất phiếu thu, đối chiếu nhật ký bán hàng vào cuối ngày, lưu giữ hồ sơ các giao dịch tài chính đã thực hiện.
13. Chăm sóc khách hàng
Trong tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour chắc chắn không thể thiếu quy định về quá trình chăm sóc khách hàng, bao gồm việc nhận biết ai là khách hàng của công ty, biết nhân viên các công ty lữ hành bán sỉ nước ngoài, nhân viên các đại lý lữ hành bán lẻ và khách hàng mua các sản phẩm du lịch của công ty mình.
Tiêu chuẩn VTOS quy định cách thức chăm sóc khách hàng đối với nhân viên điều hành tour (Nguồn: Internet)
14. Kết thúc công việc
Ngay cả khi kết thúc công việc, tiêu chuẩn VTOS cũng quy định nhân viên điều hành tour cần làm đúng quy trình kết thúc ngày làm việc, quy trình bổ sung khi rời nơi làm việc trước giờ nghỉ của văn phòng, quy trình bổ sung khi rời nơi làm việc trước khi nghỉ phép.
15. Hồ sơ, số liệu thống kê, kiến nghị và đề xuất
Cuối cùng, tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour quy định nhân viên điều hành tour cần hiểu và áp dụng quy trình lưu giữ hồ sơ và số liệu thống kê của công ty, lưu giữ hồ sơ chính xác, chuẩn bị số liệu thống kê theo hướng dẫn của người quản lý hoặc chủ công ty và chủ động đề xuất, kiến nghị với người quản lý/ chủ công ty nếu có ý tưởng.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ thông tin về tiêu chuẩn VTOS nghiệp vụ điều hành tour mà bất kỳ nhân sự nào trong ngành cũng cần nắm rõ. Tại Trường Saigontourist, các ngành học trong đó bao gồm điều hành tour du lịch đều có giáo án được xây dựng theo tiêu chuẩn VTOS. Nếu có nhu cầu tìm hiểu kỹ hơn, bạn vui lòng liên hệ hotline 1800558827 để được nhân viên tư vấn!
