Với những bước gợi ý từ MyXteam, bạn có thể tổ chức một buổi Team Building chuyên nghiệp và hoàn hảo. Hãy cùng tìm hiểu những bước chuẩn bị cần thiết để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ nhé!
1. Chọn thời gian phù hợp
Team Building thường được tổ chức kết hợp với các chuyến du lịch công ty, chương trình du lịch hoặc các hoạt động dã ngoại ngắn ngày. Việc liên hệ và đặt dịch vụ từ sớm sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách và tránh tình trạng “cháy” dịch vụ.
Hãy lưu ý rằng tổ chức du lịch Team Building vào cuối tuần hoặc trong dịp lễ Tết thường có giá cao hơn so với các ngày trong tuần. Tùy thuộc vào đặc thù và khối lượng công việc của công ty, bạn có thể sắp xếp thời gian tổ chức vào các ngày trong tuần hoặc cuối tuần để phù hợp nhất.
2. Lựa chọn địa điểm thích hợp
Nếu bạn tổ chức Team Building trong nhà, bạn sẽ tránh được ảnh hưởng của thời tiết. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tổ chức ngoài trời, ví dụ như bãi biển hay khu du lịch, hãy tìm hiểu về thời tiết và khí hậu của khu vực đó.
Ngoài ra, việc xác định địa điểm tổ chức trò chơi Team Building trong nhà, ngoài trời hay trên bãi biển cũng quan trọng để hình thành ý tưởng và cách thức tổ chức trò chơi phù hợp. Các trò chơi vận động cao thường phù hợp với không gian ngoài trời, trong khi các trò chơi tập trung vào trí tuệ thích hợp với không gian trong nhà. Nếu địa điểm có sông hồ hoặc bãi biển, đây là điểm lý tưởng để tổ chức các trò chơi liên quan đến yếu tố nước.
3. Sáng tạo ý tưởng Team Building
Để tìm ra chủ đề/slogan Team Building phù hợp và ý nghĩa nhất, hãy dựa vào mục đích tổ chức Team Building của bạn. Bạn muốn người tham gia rèn luyện những kỹ năng nào thông qua các trò chơi? Và bạn muốn truyền tải thông điệp gì sau khi chương trình kết thúc? Hãy chọn một câu trả lời từ 10-15 từ.
Sau khi có slogan chương trình, hãy nghĩ ra các concept phù hợp nhất để thể hiện thông điệp của slogan. Thiết kế kịch bản Team Building theo concept có thể đòi hỏi một số chi phí cao hơn liên quan đến trang phục và dụng cụ chơi game. Tuy nhiên, hiệu quả và ấn tượng mà chương trình mang lại sẽ lớn hơn nhiều so với một chương trình Team Building thông thường.
4. Tổ chức trò chơi Team Building
Để tổ chức trò chơi Team Building, bạn cần xây dựng một kịch bản chi tiết. Thời lượng của một chương trình Team Building thường kéo dài từ 45-120 phút để phù hợp với thể lực của người tham gia và tránh tình trạng mất sức và mệt mỏi.
Kịch bản trò chơi Team Building có thể gồm 5 trạm game chính:
- Game 1: Khởi động
- Game 2: Phá băng
- Game 3: Vượt chướng ngại vật
- Game 4: Tăng tốc
- Game 5: Về đích
5. Truyền thông nội bộ
Mục tiêu cuối cùng của chương trình Team Building là gắn kết, vì vậy hãy đảm bảo công tác truyền thông nội bộ diễn ra tốt để tất cả nhân viên công ty đều háo hức tham gia.
Trong kế hoạch truyền thông trực tuyến, hãy lập một nhiệm vụ công việc, cập nhật thông tin mới nhất về chương trình để tất cả nhân viên cùng nắm bắt. Hãy tiết lộ một chút về áo thun Team Building hôm nay, một chút về backdrop check-in ngày mai, và một phần thưởng giá trị cho đội chiến thắng ngày kia. Điều này sẽ khiến ai cũng trông mong từng ngày để tham gia cuộc chuyến thú vị này.
6. Lập danh sách thành viên tham gia
Việc lập danh sách thành viên tham gia chi tiết sẽ giúp bạn thiết kế các trò chơi Team Building phù hợp và dễ dàng trong việc đặt dịch vụ một cách chuẩn chỉnh, hợp lý và tiết kiệm ngân sách.
Ngoài số lượng người đăng ký, hãy lưu ý đến tỷ lệ nam và nữ, và xem có người thân đi cùng không. Từ đó, bạn có thể quyết định thuê xe, đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, đặt nhà hàng, đáp ứng sức chứa cần thiết.
7. Đặt các dịch vụ
- Đặt vé máy bay, tàu xe
- Đặt phòng khách sạn, nhà hàng
- Thuê hướng dẫn viên, MC Team Building
- Thuê thiết bị Team Building
- Thuê dịch vụ quay phim, chụp ảnh Team Building
8. Xây dựng lịch trình
Tùy thuộc vào thời gian của chuyến đi, lịch trình của mỗi chương trình Team Building sẽ khác nhau. Tuy nhiên, xây dựng một lịch trình hợp lý sẽ giúp bạn trải nghiệm nhiều hoạt động mà không gặp tình trạng quá tải.
Thời gian tổ chức Team Building nên diễn ra vào đầu buổi sáng hoặc cuối buổi chiều. Đây là thời điểm không ảnh hưởng quá nhiều đến các hoạt động khác trong chương trình như tiệc gala, hội thảo hay huấn luyện. Ngoài ra, thời tiết vào hai thời điểm này cũng khá dễ chịu và không gây ảnh hưởng đến sức khỏe khi địa điểm tổ chức ở ngoài trời.
Buổi Gala Dinner thường được tổ chức vào buổi tối cuối cùng trước khi trở về. Đây là buổi tổng kết ý nghĩa của chuyến đi. Sau khi tham gia các hoạt động trong suốt chương trình, mọi người sẽ trở nên cởi mở và gắn kết hơn. Buổi Gala Dinner là cơ hội để mọi người kết nối với nhau qua những khoảnh khắc đáng nhớ.
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG KẾ HOẠCH MẪU
Sau khi sao chép xong, bạn có thể chỉnh sửa theo ý của mình và ghi lại thời gian dự kiến hoàn thành để MyXteam có thể theo dõi. Tham khảo kế hoạch mẫu TẠI ĐÂY.
