Đây là hoạt động đòi hỏi Phụ trách Đội phải nắm vững những đặc trưng, phương pháp và nguyên tắc tổ chức hoạt động cho các em. Phải xác định rõ chủ đề trại, phải sớm xây dựng được chương trình, kế hoạch hoạt động một cách chi tiết, tỷ mỷ. Tổ chức hoạt động trại luôn gắn với các sinh hoạt theo chủ đề và thường nằm trong các ngày sinh hoạt cao điểm (Ví dụ như kỷ niệm 60 năm ngày thương binh liệt sĩ 27/7 sắp đến). Công tác chuẩn bị gồm các bước sau:
1) Xác định địa điểm cắm trại: – Có mặt bằng để dựng trại và tổ chức các hoạt động theo chương trình kế hoạch đã đề ra một cách thuận lợi. – Gần danh lam thắng cảnh hoặc di tích lịch sử. – Có cây cao che nắng (nhưng không dựng lều dưới các tán cây đề phòng mưa giông), nền đất cao ráo, sạch sẽ có nguồn nước ăn và nước sinh hoạt đảm bảo cho nhiều người, nếu cắm trại qua đêm thì bắt buộc phải có nguồn điện để đảm bảo các hoạt động. – Thuận lợi trong đi lại nhưng tránh nơi giao thông đông đúc, không quá xa nhà dân, bệnh viện, có nơi trú khi thời tiết không thuận lợi. – Tùy theo mức độ và yêu cầu của từng cuộc trại mà chọn được địa điểm trại, điều đó còn phụ thuộc vào điều kiện thực tế của từng địa phương và nơi cắm trại. Nếu nơi cắm trại mà phần lớn các em thiếu nhi tham gia chưa biết thì cần có một sơ đồ và dự kiến phân công ngay trong sơ đồ đó. Ngoài ra khi đã thống nhất địa điểm nhất thiết phải báo cáo với chính quyền, đoàn thể địa phương để nhận sự giúp đỡ và hỗ trợ.
2) Điều tra, chuẩn bị đường đi và phương tiện đi: (đi tiền trạm) Từ nơi xuất phát đến địa điểm cắm trại phải là quảng đường an toàn, thuận lợi và học tập được nhiều nhất. Ngoài ra trên đường đi nếu phải qua cầu phà, nghỉ cách đêm, người tổ chức phải liên hệ trước với cơ quan quản lý, để chủ động được thời gian cho toàn cuộc cắm trại. Người tổ chức sau khi đi tiền trạm phải nắm được các nội dung: – Độ dài quảng đường. – Điều kiện tự nhiên, xã hội, khí hậu, đặc thù thổ cư của khu vực cắm trại. – Những nội dung đã thống nhất với địa phương nơi đến cắm trại.
3) Thành lập Ban Quản trại: – Trại trưởng: phụ trách công tác đối ngoại, thi đua, điều hành, đôn đốc thực hiện chương trình đã định. – Trại phó: Trực tiếp điều hành chương trình đã định và các hoạt động (hậu cần, thi đua, hoạt động …) – Các Ủy viên: chịu trách nhiệm từng hoạt động (văn nghệ, thể thao, vui chơi, cứu thương, hậu cần, nghi thức …)4) Chuẩn bị những dụng cụ và phương tiện phục vụ trại: – Đối với cá nhân: cần phải mang quần áo, khăn mặc, bàn chải, kem đánh răng, áo mưa, mũ, chén đũa, sổ tay, bút, giấy… Ngoài ra, cần hướng dẫn phân công các em để mang đồ dùng chung của trại, tiểu trại và nhóm. – Đối với tập thể: Phải chuẩn bị lều chỉ huy, cứu thương, trống, cờ, kèn, cờ tín hiệu, các dụng cụ thể thao, dụng cụ phục vụ hoạt động văn nghệ, đèn dây điện (nếu ở cách ngày), âm thanh, dụng cụ phục vụ ăn uống cho trại sinh (nếu tổ chức trại tự nấu ăn)…
5) Xây dựng chương trình và nội dung hoạt động trại: Chương trình hoạt động có ý nghĩa quyết định đến mục đích, đến mức độ thành công của cuộc đi trại. Tùy theo mục đích yêu cầu chủ đề của trại để định ra nội dung kế hoạch hoạt động cho phù hợp với thời gian, đặc điểm tâm sinh lý lứa tuổi. Chương trình hoạt động phải được chi tiết hoá đến ngày, giờ cho mỗi hoạt động. Các hoạt động được diễn ra từ thấp đến cao được sắp xếp, điều hòa sao cho phù hợp với diễn biến sức khỏe và tình cảm của các em. Ngoài ra cần phải có một số nội dung hoạt động dự trữ để phòng sự thay đổi đột ngột của thời tiết khí hậu. Chương trình hoạt động phải bảo đảm được tính hệ thống liên tục có mở đầu, có cao trào trong toàn bộ hoạt động, có kết thúc. Chương trình cần được phổ biến cho các phụ trách thiếu nhi và các em biết và bàn bạc thực hiện.
Chương trình một hoạt động trại thường là:- Di chuyển theo dấu đường đến địa điểm tập trung, nên kết hợp tham quan bảo tàng trên đường di chuyển trước khi đến địa điểm cắm trại. – Các tiểu trại dựng trại, cột cờ, lều chỉ huy. – Khai mạc, chào cờ (theo nghi thức Đội). – Phổ biến chương trình hoạt động, nội quy hoạt động, nội quy thi đua. – Tổ chức hoạt động theo từng nội dung đã đặt ra. – Đánh giá thi đua, trao phần thưởng. – Nhổ trại, vệ sinh môi trường, kiểm tra dung cụ cá nhân và tập thể, nhắc nhở khi hành quân về. – Ban tổ chức cám ơn chính quyền, đoàn thể địa phương nơi cắm trại. – Tổng kết, rút kinh nghiệm cho đợt trại sau.
