Khách hàng là cốt lõi của mọi hoạt động kinh doanh. Nếu các nhân viên trong một tổ chức có kỹ năng giao tiếp với khách hàng xuất sắc, họ có thể đóng góp quan trọng vào sự phát triển của doanh nghiệp bằng cách duy trì mối quan hệ vững chắc, bền chặt với khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng là gì?
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng là khả năng tương tác, truyền đạt thông tin, giải quyết vấn đề và mang lại giá trị cho khách hàng, làm cho khách hàng thấy hài lòng và tin tưởng vào sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.
Giao tiếp với khách hàng là kỹ năng cần thiết cho tất cả nhân viên của doanh nghiệp, cho dù đó là doanh nghiệp B2B hay B2C. Việc đưa ra giải pháp, ý tưởng tối ưu là điều cần thiết để tăng tương tác và giữ chân khách hàng ở lại doanh nghiệp lâu hơn. Giao tiếp bao gồm cách thức trực tiếp, qua điện thoại, Email hoặc các kênh truyền thông xã hội khác.
Vai trò của kỹ năng giao tiếp đối với khách hàng
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng là điều cần thiết cho sức khỏe của một doanh nghiệp. Chẳng hạn:
Thay vì nói:
- “Chúng tôi xin lỗi, chiếc váy này hiện tại đã hết và sẽ phải đợi thêm 2 tuần nữa mới có hàng.”
Thì một người có kỹ năng giao tiếp với khách hàng xuất sắc sẽ nói:
- “Chị có thể có chiếc váy trong hai tuần nữa, nếu chị thích, chúng tôi có thể đặt hàng ngay bây giờ, chị sẽ nhận được nó sớm thôi.”
Ý nghĩa hai câu trên giống nhau, nhưng trong ví dụ thứ hai, câu nói mang tính tích cực sẽ khiến khách hàng thấy thoải mái và hài lòng hơn, đồng thời có thể chốt thêm đơn hàng về cho doanh nghiệp. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi nói giao tiếp chính là cốt lõi của dịch vụ khách hàng.
Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc biến khách hàng trở thành bạn hàng, những người luôn sẵn sàng ủng hộ doanh nghiệp, sẵn sàng quảng bá và giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ cho những người khác. Một số vai trò của kỹ năng giao tiếp với khách hàng bao gồm:
Thấu hiểu khách hàng: Kỹ năng giao tiếp tốt giúp người quản lý, nhân viên doanh nghiệp hiểu được nhu cầu của khách hàng, cung cấp đầy đủ thông tin và hỗ trợ họ đạt được mục tiêu.
Giải quyết khiếu nại: Giải quyết các vấn đề, tình huống không mong muốn xảy ra một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ đó tạo sự hài lòng cho khách hàng, giữ chân họ trở lại với doanh nghiệp.
Xây dựng niềm tin: Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ xây dựng sự tin tưởng và tôn trọng từ khách hàng, từ đó tạo ra một ấn tượng tích cực về doanh nghiệp, giúp khách hàng có lòng tin và quay lại mua sắm thêm.
Tăng doanh thu: Khi khách hàng cảm thấy hài lòng, họ sẽ có xu hướng tiếp tục mua sản phẩm/ dịch vụ của, đồng thời giới thiệu đến những người khác. Điều này sẽ giúp tăng doanh thu và khả năng thu hút thêm khách hàng mới cho doanh nghiệp.
15 kỹ năng giao tiếp với khách hàng hiệu quả nhất
Để khách hàng cảm thấy họ là người quan trọng
Hãy làm cho khách hàng cảm thấy họ là người quan trọng với doanh nghiệp, bằng cách cung cấp dịch vụ tuyệt vời và giải quyết các vấn đề của họ một cách nhanh chóng, minh bạch, hiệu quả.
Trả lời những nhận xét, đánh giá thô lỗ và tiêu cực có thể khiến một người làm dịch vụ mệt mỏi, khó chịu, tuy nhiên đó là tính chất công việc. Do vậy, hãy cố gắng giữ bình tĩnh và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng bằng giải pháp hợp lý và sớm nhất có thể.
Không ai muốn chờ đợi, khách hàng cũng vậy, việc chờ đợi để được phản hồi có thể khiến khách hàng đánh mất thiện cảm, lòng tin vào doanh nghiệp. Khả năng cao là họ sẽ chuyển qua sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của đối thủ cạnh canh.
Cá nhân hóa
Cá nhân hóa bằng cách gọi tên khách hàng và cố gắng tìm hiểu vấn đề mà họ đang gặp phải là một kỹ năng giao tiếp với khách hàng xuất sắc. Điều này khiến khách hàng cảm thấy họ là người đặc biệt, được chăm sóc, đáp ứng nhu cầu cần thiết.
>> Tham khảo: Khóa học Kỹ năng chăm sóc khách hàng
Nội dung rõ ràng, súc tích
Khách hàng muốn được giải thích rõ ràng, thấu đáo, nhưng họ cũng coi trọng thời gian của họ. Do đó, khi giao tiếp cần tóm lược nội dung ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ và phù hợp, cho dù đó là lời nói hay văn bản.
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng một cách rõ ràng, súc tích có thể thuyết phục khách hàng và giúp họ tập trung hơn vào nội dung cuộc giao tiếp. Đồng thời giúp người nói tự tin hơn, thể hiện bản thân một cách rõ ràng hơn, tạo niềm tin và uy tín trong mắt khách hàng.
Bán lợi ích, giải pháp chứ không bán sản phẩm
Một sai lầm phổ biến mà nhiều người thường mắc phải khi giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp đến khách hàng là miêu tả quá nhiều về chúng. Tuy nhiên, đó không phải là điều khách hàng cần, nếu họ đã quan tâm tới sản phẩm, ngoài các thông số sản phẩm, tính năng,… điều khách hàng cần nhất là sản phẩm/ dịch vụ đó phải giải quyết được vấn đề mà họ đang gặp phải.
Hãy cố gắng đưa ra những ưu điểm, giải pháp vượt trội để giải quyết đúng vào “nỗi đau” của khách hàng. Kỹ năng giao tiếp với khách hàng xuất sắc sẽ bán lợi ích, giải pháp chứ không chỉ tập trung vào bán sản phẩm của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Khóa học Kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp
Không dùng nhiều thuật ngữ chuyên ngành
Nếu doanh nghiệp làm trong lĩnh vực có nhiều thuật ngữ chuyên ngành như công nghệ, y tế, cơ khí, Marketing,… người giao tiếp cần linh hoạt trong việc giải thích các khái niệm cho những người không làm việc trong lĩnh vực này vẫn có thể hiểu được.
Tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành quá nhiều, điều này có thể khiến khách hàng khó chịu vì không nắm được rõ nội dung.
Kiểm soát cảm xúc, tông giọng
Trong quá trình giao tiếp, việc kiểm soát tông giọng, cảm xúc là rất quan trọng, đặc biệt là trong các tình huống căng thẳng hoặc khi khách hàng phàn nàn, khiếu nại. Việc này giúp tránh những hành động hoặc lời nói tiêu cực với khách hàng, gây mất uy tín và ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp.
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng cần sử dụng tông giọng lịch sự, tử tế, thân thiện, thể hiện sự tôn trọng và quan tâm họ. Khi khách hàng phàn nàn hay khó chịu, người đại diện cho doanh nghiệp cần hạ giọng, tránh sử dụng tông giọng quá cao hay cứng nhắc để không gây thêm sự căng thẳng cho cuộc giao tiếp.
>> Tham khảo: Phương pháp nâng cao trí tuệ cảm xúc
Tránh nói những lời tiêu cực
Khách hàng sẽ thấy thất vọng nếu doanh nghiệp liên tục sử dụng những từ “không thể”, “không”, “không được” về vấn đề của họ. Những từ này cho thấy sự không tôn trọng khách hàng, không quan tâm vào vấn đề của họ, dễ khiến họ chuyển qua dùng sản phẩm/ dịch vụ của đối thủ cạnh tranh.
Như ví dụ ban đầu bài viết đưa ra, hãy tìm giải pháp cho khách hàng bằng những từ tích cực như “Chúng tôi có thể”, “Chúng tôi sẽ”, “Chúng tôi hiểu”, điều này có thể giúp xoa dịu, trấn an, đồng cảm và khôi phục niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Nếu có phản hồi tiêu cực từ khách hàng, hãy lắng nghe, giải quyết vấn đề một cách chuyên nghiệp và khách quan. Đồng thời cung cấp giải pháp thích hợp, đảm bảo khách hàng hài lòng với sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.
Thái độ thân thiện, nhiệt tình
Một thái độ thân thiện và nhiệt tình là cách mở đầu ấn tượng nhất khi giao tiếp với khách hàng. Bằng cách vui vẻ và tận tâm giúp đỡ, điều này không chỉ khiến họ cảm thấy thoải mái và được tôn trọng, mà còn giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn. Đồng thời giúp doanh nghiệp tạo dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng, giữ chân họ ở lại và thu hút thêm khách hàng mới.
Nói “Không” khi cần thiết
“Không” là một từ tiêu cực, hãy cố gắng hạn chế sử dụng từ này trong giao tiếp với khách hàng. Tuy nhiên, trong trường hợp từ “không” là lựa chọn duy nhất, hãy diễn đạt từ này sao cho nó có nghĩa tích cực nhất có thể.
Chẳng hạn: Nếu khách hàng hỏi rằng có thể hoàn thành bản kế hoạch và gửi trước vào ngay trong chiều hôm đó không. Tuy nhiên điều đó quá gấp rút và không thể kịp, thay vì nói “Chúng tôi xin lỗi nhưng điều đó là không thể thực hiện”, hãy nói “Chúng tôi xin lỗi, bảng kế hoạch không thể hoàn thành kịp trong chiều nay, tuy nhiên chúng tôi sẽ gửi lại vào trước 12h trưa ngày mai, như vậy liệu có ổn không?”
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng là một nghệ thuật, và người giao tiếp phải có tư duy của một nghệ sĩ để thể hiện điều đó thật rõ ràng. Do đó, đừng quá cứng nhắc trong một khuôn khổ giao tiếp nào, hãy linh hoạt để ứng xử với mọi trường hợp.
Hãy chân thành
Chân thành trong giao tiếp cũng là một cách tạo ấn tượng tốt cho khách hàng. Cố gắng hạn chế những kiểu chào trong kịch bản vì như vậy nghe có vẻ như đang đọc hơn là đang giao tiếp.
Khi nhận được cuộc gọi khiếu nại, hãy giới thiệu một cách tự nhiên về bản thân, bộ phận đang làm việc để cung cấp cho khách hàng những thông tin hữu ích. Việc này giúp họ thoải mái hơn và cảm thấy doanh nghiệp luôn sẵn sàng hỗ trợ họ.
Đảm bảo tính nhất quán
Đảm bảo tính nhất quán trong thông điệp và trong cách giao tiếp với khách hàng để tạo sự tin tưởng và minh bạch về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp.
Nhất quán trong giao tiếp có thể tạo nên giá trị thương hiệu mà doanh nghiệp muốn khắc họa trong mắt khách hàng. Hãy đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong cùng một nhóm đều giao tiếp với khách hàng theo cùng một cách.
Tránh ngắt lời khách hàng
Một trong những kỹ năng giao tiếp với khách hàng cần phải nhớ là không được ngắt lời khách hàng. Ngay cả khi đã biết câu trả lời, biết khách hàng có sự hiểu lầm nào đó, hay khi muốn chốt đơn cho khách hàng nhanh nhất có thể, hãy đợi họ kết thúc phần nói chuyện trước mới lên tiếng.
Việc cố gắng chen ngang vào câu nói của khách hàng có thể khiến họ cảm thấy ít giá trị hơn, không được lắng nghe và tôn trọng. Do đó, bằng bất cứ lý do gì, đừng ngắt lời khách hàng khi họ đang nói.
Giao tiếp mở
Kỹ năng giao tiếp với khách hàng chuyên nghiệp cần tránh biến cuộc giao tiếp thành cuộc trò chuyện một chiều, chỉ có nhân viên nói còn khách hàng hoàn toàn im lặng.
Do đó, tốt hơn hãy tạo mối liên kết với khách hàng, khiến họ thoải mái bằng cách đặt ra những câu hỏi mở với khách hàng, hoặc cho họ cơ hội được đặt câu hỏi, trình bày quan điểm về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp. Điều này cũng giúp doanh nghiệp cải tiến sản phẩm/ dịch vụ của mình tốt hơn.
Đọc vị những giao tiếp không lời
Khi giao tiếp, đọc vị ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện khuôn mặt là một kỹ năng quan trọng để hiểu được ý đồ và cảm xúc của khách hàng. Kỹ năng này khá khó và còn phụ thuộc vào ngữ cảnh, kinh nghiệm cá nhân của mỗi người.
Nếu không có khả năng đọc vị tốt, hãy cố gắng lắng nghe và trao đổi một cách chân thành với khách hàng. Tuy nhiên, đọc vị phi ngôn ngữ là một kỹ năng nên học hỏi, rèn luyện để có thể giao tiếp tốt hơn, đặc biệt là những người làm trong ngành dịch vụ.
Cảm ơn khách hàng trước khi ra về
Việc để lại ấn tượng cuối cùng cũng không kém phần quan trọng so với ấn tượng ban đầu. Vì vậy, việc cảm ơn và chào tạm biệt khách hàng trước khi họ ra về là một hành động cho thấy tính chuyên nghiệp của nhân viên doanh nghiệp. Điều này giúp tăng độ tin cậy của khách hàng vào sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Cách sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong chăm sóc khách hàng
Sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong chăm sóc khách hàng không chỉ giúp tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng mà còn tăng tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.
Lắng nghe cẩn thận: Để hiểu rõ vấn đề của khách hàng, hãy lắng nghe họ một cách chân thành và quan tâm. Đừng ngắt lời hoặc cố gắng đưa ra giải pháp ngay lập tức. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc lắng nghe và hiểu rõ mong muốn của khách hàng.
Đặt câu hỏi thông minh: Đặt câu hỏi một cách cụ thể để lấy thông tin chi tiết về vấn đề của khách hàng. Điều này giúp bạn nắm rõ hơn về tình hình và cung cấp giải pháp phù hợp.
Phản hồi nhanh chóng: Khi khách hàng có vấn đề cần giải quyết, hãy đáp ứng nhanh chóng và đưa ra giải pháp kịp thời để họ cảm thấy được quan tâm và hài lòng.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và rõ ràng: Tránh sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành hoặc từ ngữ khó hiểu khi giao tiếp với khách hàng. Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu để khách hàng có thể nắm bắt được thông tin một cách dễ dàng.
Tôn trọng khách hàng: Hãy tôn trọng ý kiến và cảm xúc của khách hàng, không nên chỉ trích hoặc đánh giá họ. Thay vào đó, hãy thể hiện sự quan tâm và tôn trọng, giúp họ cảm thấy được đối xử công bằng.
Giữ thái độ tích cực: Dù đối mặt với khách hàng khó tính hay phàn nàn, hãy giữ thái độ bình tĩnh và tích cực. Điều này giúp giảm căng thẳng và tạo môi trường giao tiếp thoải mái hơn.
Đưa ra giải pháp và hỗ trợ: Khi đã hiểu rõ vấn đề của khách hàng, hãy đưa ra giải pháp phù hợp và hỗ trợ họ trong việc giải quyết vấn đề. Hãy chắc chắn rằng giải pháp đưa ra là hiệu quả và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Theo dõi và đánh giá: Sau khi giải quyết vấn đề, hãy liên hệ với khách hàng để theo dõi tình hình và đánh giá mức độ hài lòng của họ. Điều này giúp bạn cải thiện dịch vụ và đảm bảo khách hàng hài lòng.
Những kỹ năng giao tiếp này sẽ giúp bạn chăm sóc khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, từ đó tạo nên sự hài lòng và trung thành của khách hàng đối với doanh nghiệp.
Tránh những lỗi sau trong kỹ năng giao tiếp ứng xử với khách hàng
- Không kiểm soát được cảm xúc
- Không tập trung lắng nghe
- Lời nói không nhất quán
- Sử dụng những cụm từ phủ nhận, hời hợt
Không kiểm soát được cảm xúc
Kiên nhẫn là điều bắt buộc phải có đối với những người thường xuyên làm việc với khách hàng. Khách hàng thường tìm đến doanh nghiệp khi có vấn đề, họ không biết phải làm gì. Đôi khi họ có thể tức giận, khó chịu hoặc làm vấn đề trở nên hỗn loạn hơn.
Việc không kiểm soát được cảm xúc những lúc này là điều vô cùng vô hiểm, có thể dẫn tới những hành động không nên, gây mất uy tín và ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp. Do đó, kỹ năng giao tiếp ứng xử với khách hàng cần tránh việc không kiểm soát được cảm xúc.
Không tập trung lắng nghe
Không tập trung lắng nghe vấn đề của khách hàng có thể dẫn đến việc bỏ qua các thông tin quan trọng, gây ra sự nhầm lẫn và khó khăn trong việc giải quyết vấn đề, yêu cầu của khách hàng.
Đồng thời điều này cũng làm mất một cơ hội để tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng, dẫn đến việc không cung cấp được giải pháp cần thiết cho họ, làm mất khách hàng và mất doanh thu cho doanh nghiệp.
Lời nói không nhất quán
Doanh nghiệp có thể mất uy tín trong mắt khách hàng nếu họ không thể cung cấp thông tin nhất quán. Khách hàng sẽ cảm thấy doanh nghiệp không chuyên nghiệp và không đáng tin cậy.
Sử dụng những cụm từ phủ nhận, hời hợt
Các cụm từ phủ nhận, hời hợt cho thấy sự thiếu trách nhiệm của một doanh nghiệp, điều này làm giảm độ tin cậy trong mắt khách hàng và có thể khiến họ khó chịu, tỷ lệ rời đi là rất cao.
Ngày nay, phương tiện truyền thông xã hội là các kênh được sử dụng nhiều nhất để giao tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng. Nó cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn nhiều so với các hình thức giao tiếp khác. Do đó, kỹ năng giao tiếp với khách hàng ngoài việc kết hợp tư duy đúng đắn còn phải linh hoạt làm việc với công nghệ và xu hướng mới để giải quyết nhanh nhất vấn đề cho khách hàng và làm họ hài lòng.
>> Đọc thêm: Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp
